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ZAP Rédacteur de ce blog, l'équipe ZIKAPANAM.

[FR|EN] ZAP : Réflexion en cours

[FR|EN] ZAP : Réflexion en cours

--EN FRANÇAIS--

Titre : Réflexion en cours

Description : Récapitulatif des points en réflexion / étude ...

Cet article fait écho au besoin de faire une assemblée générale au mois de décembre pour l'année civile qui s'est écoulée.

L'association créée en octobre 2022 a maintenant presque un an d'exercice. En effet, le recueil des cotisations a vraiment débuté au début de l'année 2023. Même si on a eu quelques cotisations par des early adopters dès 2022 !

Préparer l'assemblée générale

Trouver une salle pour que s'y tienne notre assemblée générale n'est pas chose facile. Nous sommes nombreux et le coût de location d'une salle qui pourrait nous accueillir tous est assez élevé ... pourtant l'association a la chance d'avoir son siège à Ivry-sur-seine, ville qui a un tissu associatif dense. La ville s'est dotée d'un site internet pour faciliter les démarches des associations de la ville dont nous faisons donc partie. J'ai eu confirmation qu'une salle nous serait prêtée pour l'occasion. Je dois la visiter et vérifier que l'assurance responsabilité civile de l'association couvre cette AG dans ce lieu précisément.

Des messages ont été envoyés sur Discord aux leaders de collectifs ainsi qu'aux membres cotisants pour recueillir les besoins et ainsi déterminer l'ordre du jour de l'AG.

Voici, un brouillon de ce qui pourrait être à l'ordre du jour :

  1. Présentation de l'activité MIP et PJC :
    • date de création ;
    • tarifs actuels des différentes options de cotisation à l'association ;
    • nombre de collectifs par communauté ;
    • nombre de cotisants actifs et bienfaiteurs par communauté ;
    • nombre de non cotisants par communauté ;
    • nombre de membres discord pour chaque communauté ;
    • cotisations pour chaque communauté ;
    • nombre de rencontres musicales par communauté (distinction entre collectifs et jams ouvertes à tous) ;
    • Le palmarès des studios de répétition les plus fréquentés.
  2. Les évènements organisés par l'association en 2023 ;
  3. Les services informatiques nécessaires ou fournis par l'association et leur coût ;
  4. Santé financière de l'association ;
  5. L'avancement de chaque projet (idées en vrac des fondateurs de l'association) :
    • Trouver un spot dans le 12ème, 13ème ou 14ème (bar/brasserie) équipé pour la musique amplifiée avec batterie acoustique et éventuellement piano acoustique une fois par mois ou tous les deux mois afin d'y organiser les concerts, rencontre autour d'un verre et des jams ou des sorties jams.
    • Trouver une salle polyvalente (si possible en prêt) pour chiller et se retrouver, faire de la musique au casque dans le cadre de l'association le soir une fois par semaine ou toutes les deux semaines (plutôt en semaine que le weekend).
    • Louer à l'avance des heures dans un studio de répétition afin de faire baisser le coût global.
  6. Trouver comment financer ces projets dans le cadre de l'association ;
  7. Recueillir vos idées pour générer des revenus supplémentaires pour l'association ;
  8. Le projet JamClub : rappel du contexte, des objectifs et du premier jalon.

--IN ENGLISH--

Title: Reflection in progress

Description: Summary of points under consideration / study ...

This article echoes the need to hold a general meeting in December for the calendar year that has passed.

The association created in October 2022 is now almost a year old. In fact, the collection of subscriptions began in earnest at the start of 2023. Even though we had a few subscriptions by early adopters as early as 2022!

Prepare the general meeting

Finding a room to hold our general meeting is no easy task. There are a lot of us, and the cost of renting a room that could accommodate us all is quite high ... Yet the association is fortunate to be headquartered in Ivry-sur-Seine, a town with a dense network of associations. The town has set up a website to facilitate for the city's associations, of which we are one. I've received confirmation that a hall will be lent to us for the occasion. I need to visit it and check that the association's liability insurance covers this AGM in this very location.

Messages have been sent on Discord to collective leaders and dues-paying members to gather requirements and to determine the agenda for the AGM.

Here, a draft of what might be on the agenda:

  1. Presentation of MIP and PJC activity:
    • date of creation;
    • current rates for the various association membership options;
    • number of collectives per community;
    • number of active contributors and benefactors per community;
    • number of non-contributing members per community;
    • number of discord members for each community ;
    • contributions for each community ;
    • number of musical gatherings per community (distinction between collectives and jams open to all) ;
    • The list of the most frequented rehearsal studios.
  2. The events organized by the association in 2023;
  3. IT services required or provided by the association and their cost;
  4. The association's financial health;
  5. The progress of each project (loose ideas from the association's founders) :
    • Find a spot in the 12th, 13th or 14th (bar/brasserie) equipped for amplified music with acoustic drums and possibly acoustic piano once a month or once a month or every two months to organize concerts, get-togethers over a drink and jams or jam outings.
    • Find a multi-purpose room (if possible on loan) to chill out and meet up, make music on headphones in the evening once a week or every two weeks (rather on weekdays than weekends). (weekdays rather than weekends).
    • Rent hours in advance in a rehearsal studio to bring down the overall cost.
  6. Find out how to finance these projects within the framework of the association;
  7. Gather your ideas for generating additional income for the association;
  8. The JamClub project: reminder of the context, objectives and first milestone.